Netter.co.id

Kumpulan Berita Netizen Indonesia Terbaru Hari ini

Macam-Macam Jenis Dokumen Logistik yang Wajib Diketahui

Author
Published November 10, 2021
Macam-Macam Jenis Dokumen Logistik yang Wajib Diketahui
Macam-Macam Jenis Dokumen Logistik yang Wajib Diketahui

Macam-macam dokumen logistik pada suatu perusahaan biasanya akan berbeda-beda. Namun, secara umum memiliki kesamaan dokumen utama yang wajib diketahui. Macam-macam dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan aktivitas logistik yang sedang berjalan. Aktivitas logistik ini terdiri dari penerimaan atau receiving, pengambilan barang atau putaway, customer order selection, packing, cross docking, dan shipping. Dari aktivitas tersebut, diperlukan dokumen yang berkaitan. Berikut ini merupakan macam-macam jenis dokumen logistik yang wajib diketahui,

Dokumen Purchase Order 

Purchase order merupakan dokumen yang berisi informasi barang atau jasa yang dibeli dari produsen atau pemasok. Berperan sebagai kesepakatan yang telah terjadi karena menyetujui barang atau jasa yang ingin dibeli. Dokumen purchase order ini berisi keterangan dari pihak pengirim dan pihak pembeli seperti, nama dan alamat perusahaan, tanggal pengiriman, nomor resi atau pesanan, nama pengirim, alamat pengirim, alamat penagihan, dan nomor telepon. Serta juga memuat informasi yang berupa nama produk, jumlah produk yang dibeli, total harga yang ditagih, pilihan metode pembayaran yang disepakati, pilihan ekspedisi pengirim yang dipilih, dan syarat ketentuan transaksi.

Dokumen Delivery Order 

Jika dokumen purchase ditujukan untuk pembeli, maka dokumen delivery ini ditujukan kepada bagian gudang untuk proses penyerahan barang yang dipesan untuk selanjutnya dilakukan pengiriman. Dokumen ini sama seperti surat jalan yang berasal dari pihak perusahaan pengirim dan terdiri dari 3 lembar dokumen yang masing-masing memiliki warna berbeda sesuai fungsinya.

Lembar dokumen berwarna putih, berada di bagian pertama yang menjadi bukti transaksi jual beli dan dapat digunakan untuk penagihan.

Lembar dokumen berwarna merah, berada di bagian kedua yang menjadi arsip bagi pembeli atau pemesan produk karena akan digunakan untuk patokan harga jual ke customer selanjutnya. 

Lembar dokumen berwarna kuning, berada di bagian ketiga yang menjadi arsip bagi yang membuat atau yang mengeluarkan dokumen delivery order ini.

Dokumen Penerimaan Barang

Pada dokumen penerimaan barang ini berisi informasi mengenai perhitungan total barang yang akan diterima, informasi pengecekan barang apakah ada kerusakan atau apakah barang yang dikirim sudah sesuai atau belum, informasi pengecekan dokumen pengirim dan update data tentang  stok gudang. Jadi, dokumen ini berisi nama pengirim, nomor dokumen, tanggal penerimaan, kode barang, deskripsi barang, jumlah barang yang dipesan beserta harga barang, dan tanda tangan pengirim serta penerima barang.

Dokumen Permintaan Barang

Dokumen ini merupakan lembaran untuk meminta barang dari gudang pengiriman. Biasanya ditulis tangan karena untuk kepentingan internal perusahaan atau pengirim. Dokumen ini berisi nama bagian barang yang akan diambil, tujuan permintaan barang seperti untuk produksi atau pemeliharaan atau reparasi dan lainnya, tanggal dokumen ini dibuat atau diisi, kode dan nama barang, jumlah barang, tanda tangan dan nama yang meminta barang.

Dokumen Pengeluaran Barang 

Lembar dokumen pengeluaran barang berisi informasi yang berhubungan dengan barang-barang logistik yang keluar, meliputi spesifikasi dan jenis barang, tanggal keluar, jumlah barang yang dikeluarkan, dan penerima logistik. Setiap ada barang yang keluar, harus segera dilakukan pencatatan di buku pengeluaran gudang. Ini dimaksudkan agar meminimalisir kesalahan hitung data mengenai jumlah stok persediaan barang logistik tertentu dan agar tercatat dengan jelas jenis dan jumlah barang yang keluar dalam satu hari.

Dokumen Kartu Persediaan Barang

Kartu ini merupakan lembar dokumen yang berguna untuk mencatat perubahan ketersediaan barang logistik karena adanya barang masuk dan barang keluar. Informasi yang ada di kartu ini memuat tanggal pemasukan atau pengeluaran barang, kode nomor surat pemasukan atau pengeluaran, jenis dan spesifikasi barang, asal atau tujuan barang akan masuk atau keluar, jumlah barang yang masuk atau keluar, dan jumlah akhir ketersediaan stok barang di gudang.

Pada kegiatan administrasi gudang, kartu ini dibuat dua rangkap. Satu disimpan sebagai arsip dan yang satunya lagi untuk digantung di lokasi penyimpanan barang yang telah dikelompokkan sebagai informasi ketersediaan barang dalam kelompok barang tersebut. Sehingga, akan mempermudah pengecekan logistik terutama jumlah barang yang tersedia. Ketika stok barang menipis, dapat diupdate kembali dan ketika stok barang masih tersedia berarti aman.

Dokumen Laporan Inventaris Barang

Lembar dokumen ini berisi informasi laporan inventaris barang di gudang. Sama seperti kartu persediaan barang, dokumen ini memuat informasi barang-barang yang masuk dan juga keluar. Bedanya, jika kartu persediaan barang dibuat berdasarkan kelompok barang tertentu, maka dokumen inventaris ini dibuat dalam rekap keseluruhan barang yang berada di gudang.

Dokumen Perencanaan Stock Opname

Dokumen ini berfungsi untuk memberitahu rencana kegiatan stock opname dari keseluruhan barang-barang yang berada di gudang dengan membuat informasi mengenai barang yang akan dihitung, petugas yang akan melakukan stock opname, serta peralatan atau perlengkapan yang akan dibutuhkan untuk digunakan dalam kegiatan stock opname ini.

Dokumen Hasil Stock Opname

Jika dokumen sebelumnya untuk rencana kegiatan, maka dokumen ini adalah hasil dari kegiatan yang dilakukan sebelumnya. Dokumen ini memuat informasi mengenai hasil kegiatan stock opname yang dilakukan staf gudang dan berisi keterangan mengenai kode barang, deskripsi barang, serta jumlah ketersediaan seluruh barang yang ada di gudang.

Dokumen-dokumen yang telah dijelaskan diatas penting dibuat dan di update untuk menjaga keamanan serta keberlangsungan administrasi logistik yang tertib dan benar. Namun begitu pengurusan dokumen di atas memang cukup rumit dan memakan waktu. Maka dari itu WLS Logistik memberikan layanan jasa custom clearance import yang bisa mengurus semua dokumen terkait sudah termasuk dokumen PPJK dengan lengkap dan cepat untuk bisnis Anda. Dengan begitu Anda bisa lebih fokus untuk mengurus strategi bisnis anda

Posting Komentar

Halaman

Copyright © 2021